Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

1 Johdanto


Tämä dokumentti on seloste Avaca Oy:n henkilötietojen käsittelytoimista. Avaca tuottaa palveluja asiakkailleen, jotka toimivat Tietosuojalainsäädännön määritteleminä rekisterinpitäjinä. Avaca käsittelee asiakkaidensa toimittamia henkilötietoja näiden toimeksiannosta ja lukuun, jolloin Avaca on henkilötietojen käsittelijä.


Tässä dokumentissa kerrotaan, kuinka me Avacalla keräämme, käsittelemme ja suojaamme asiakkaidemme henkilötietoja. Samoja käsittelyperiaatteita sovelletaan kaikkien asiakkaiden kohdalla, ellei palvelusopimuksessa toisin mainita.


2 Henkilötietojen käsittely


2.1 Yhteystiedot
Henkilötietojen käsittelijänä toimii Avaca Oy , Puutarhakatu 53, 20100 Turku.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tiedustelut sähköpostilla osoitteeseen asiakaspalvelu@avaca.fi


2.2 Henkilötietojen käsittely ja käsittelyiden ryhmät
Avaca käsittelee henkilötietoja ammattitaitoisesti, huolellisesti ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti sekä ainoastaan asiakkaan kanssa tehdyn Palvelusopimuksen mukaisiin tarkoituksiin ja vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen asiakkaan toimeksiannosta tapahtuvaa palvelua varten. Käsittelijällä on kuitenkin oikeus käyttää henkilötietoja oman toimintansa kehittämiseen, esimerkiksi koulutustarkoituksiin.


Avaca käsittelee asiakkaan lukuun seuraavia henkilötietoja.
• Nimi
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Titteli
• Henkilönumero (jos käytössä)
• Työpisteen sijainti (osoite)


2.3 Henkilötietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Avaca voi käyttää alihankkijoita, jotka ovat sijoittautuneet EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Näissä tapauksissa varmistamme sopimuksin (esimerkiksi käyttämällä EU:n Komission mallisopimuslausekkeita) tai muutoin (Euroopan komission vastaavuuspäätös), että siirrot toteutetaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.


2.4 Alihankkijoiden käyttö
Avaca voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita. Alihankkijoiksi lasketaan myös tytär-, sisar- ja osakkuusyhtiöt. Lista aktiivisista alihankkijoista ja näiden muutoksista toimitetaan asiakkaalle etukäteen.


2.5 Henkilötietojen käsittelyn kesto ja päättyminen
Asiakkaan palvelusopimuksen päätyttyä Asiakas siirtää henkilötiedot pois Avacan tietojärjestelmistä. Jos asiakas ei ole 8 viikon kuluessa sopimuksen päättymisestä noudattanut tätä velvollisuuttaan, Avaca hävittää tallennetun aineiston viipymättä, kuitenkin huomioiden televiestintään liittyvän lainsäädännön vaatimukset tietojen säilyttämisestä.


2.6 Henkilötietojen suojaus

Henkilötiedot on suojattu tarpeellisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, jotka perustuvat henkilötietojen käsittelyn riskianalyysiin. Henkilötietoihin kohdistuva riskianalyysi tehdään säännöllisesti yhtiön tietoturvapolitiikan mukaisesti. Toimenpiteiden ajantasaisuutta ja tehokkuutta valvotaan lisäksi säännöllisesti tehtävien sisäisten ja ulkoisten turvallisuusauditointien avulla.


2.7 Henkilötietojen käsittely myynnin ja markkinoinnin tarpeisiin
Käsittelemme ja hyödynnämme henkilö- ja välitystietoja markkinointitarkoituksiin ja markkinointikohderyhmien muodostamiseksi voimassa olevan lain sallimissa rajoissa. Voimme käsitellä henkilö- ja välitystietoja Palveluiden personoimiseen ja kohdentamiseen esimerkiksi tekemällä suosituksia ja näyttämällä kohdennettuja sisältöjä Palveluissa tai asiakaskanavissamme. Voimme käyttää henkilö- ja välitystietoja lain sallimissa rajoissa sekä omien että yhteistyökumppaneidemme tuotteiden ja palveluiden markkinointiin kuten suoramarkkinointiin, markkinatutkimuksiin sekä asiakastyytyväisyyskyselyihin.